Mission
:
Votre fonction Au sein de l’équipe Marketing Global, en collaboration avec ses membres, mais également d’autres services transverses, vous suivez et pilotez la gestion du budget du service. Vous avez également la responsabilité d’organiser la logistique d’évènements importants. Vous organisez les réunions d’équipe (envoi d’invitations /réservation de salles /Visio), Vous vous occupez de l’arrivée de nouveaux collaborateurs. Vous apportez enfin un support au Responsable Marketing, ainsi qu’à son équipe. Vous êtes le back up de l’assistante du Directeur Général en son absence.
Gestion du Budget de l’équipe
Etre le point d’entrée de la réception et de l’envoi des factures au service comptabilité
Validation des factures dans l’outils dédié
Suivi des paiements
Points récurrents avec l’équipe sur l’avancée du budget
Point récurrents avec les différents interlocuteurs dédiés lors de la clôture budgétaire
Saisie des acomptes / refacturations
Organisation NPD Summit
Envoi des invitations
Recherche et réservation du lieu
Recherche et réservation de l’hôtel
Rechercher et réservation du restaurant
Logistique sur place (transports, Badge…) (déplacement à prévoir)
Lancement des acomptes
Organisation de réunions
Envoi des invitations (agenda mouvants)
Démarrage de la salle en visio si besoin
Accueil nouveau collaborateur
Lancement de la demande Informatique
Organisation des différents points avec les interlocuteurs dédiés
Création de ses accès applicatifs
Création de son compte Selectour au besoin
Support Head Marketing Global
Réservation, ainsi que modification de ses voyages
Organisation de réunions
Points trimestriels sur l’avancée du Budget
Achat
Commande des fournitures (bureau, NPD) autres besoins de l’équipe
Commande
Formation / Compétences :
Profil (Savoir-être)
Adaptation et réactivité
Sens de la confidentialité
Proactivité
Rigueur et sens de l’organisation
Capacité à travailler sous pression et respecter les deadlines
Profil (Savoir-faire)
Anglais courant
Très bonne connaissance des outils bureautiques (EXCEL / Microsoft,Powerpoint) ainsi que Outlook
Expérience dans l’organisation d’évènements complexes
Une connaissance du secteur de la comptabilité serait un plus
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