CDI

assistante administrative vie associative/communication

Publié il y a 2 semaines par CDG31
Dieppe, Upper Normandy
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an ManagementNon Descriptif de l’emploi La Communauté de Communes de la Côte d’Albâtre recrute une assistante administrative pour son service communication/vie associative .
Emplois à temps complet – 39 heures avec 20 jours de RTT et 25 jours de congés annuels.
Horaires de travail : 8h30 – 12h30 // 13h30 – 17h30 (16h30 le vendredi) .
Lieu de travail : Communauté de Communes de la Côte d’Albâtre / Cany-Barville
Spécificités du poste :Disponibilité horaire en fonction des contraintes de service (Commissions, forums, événementiels …) Missions et conditions d’exercice Missions principales SERVICE VIE ASSOCIATIVE, en relation directe avec la Responsable du Service
ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE DU SERVICE
Informations et renseignements auprès des Associations (Demandes Mels / Téléphone / Courriers)
SUIVI ADMINISTRATIF DU SERVICE
. Gestion administrative / instruction des demandes des Associations & Mairies :
– Dossiers de demandes de subvention financière: Création/impression des éléments supports du
dossier de demande / mise à disposition auprès des associations et Mairies
A réception des dossiers : Analyse de la demande et des pièces constitutives du dossier / Suivi
chaîne d’instruction / Préparation des courriers A/R et de réponse
– Demandes de lots / objets promotionnels : Préparation des dotations / Préparations des réponses
et suivi / Gestion stock en lien avec le service communication
– Demandes de reprographies / parution panneau lumineux : Suivi des demandes et transmission
transversale au Service Opérationnel (Communication)
– Demandes de réservations matériels communautaires : Suivi du calendrier / Réponses /
Transmission transversale au service opérationnel (Ressources Internes)
. Collaboration à la préparation des Commissions Vie Associative (Préparation des dossiers,
convocations, compte-rendus …). Participation aux Commissions
. Gestion et suivi de l’annuaire intercommunal des Associations (formulaire de recensement, envoi,
traitement des données, saisie sur le site internet, gestion & mise à jour fichiers contacts …)
. Participation à la rédaction des conventions et à l’organisation des signatures entre les parties
ANIMATION DU PAVA (Point d’Appui à la Vie Associative) :
. Information et conseil auprès des acteurs de la Vie Associative dans leurs projets et dossiers
. Relai informatif des partenaires institutionnels des associations (diffusion via mailings …)
Activités accessoires / secondaires Vie Associative
– Aide à la préparation et participation à la mise en œuvre et au déroulé de temps forts du service :
forums de rentrée, événementiels, réunions d’informations …
– Création et mise à jour d’outils de suivi semestriels d’activité du service et de bilans annuels
– Suivi veille réglementaire et juridique de la Vie Associative
– Référente KOLOK, gestion des arrivées/départs courrier via logiciel
Missions principales SERVICE COMMUNICATION, en relation directe avec la Responsable du Service et
la Chargée de Communication
PARTICIPATION A L’ELABORATION DE SUPPORTS DE COMMUNICATION
. Conception et mise en page de documentations : affiches, flyers, invitations, insertions presse …
. Suivi impression en interne, mise à disposition auprès des services demandeurs
En l’absence ou en soutien de la Chargée de Communication :
. Animation et gestion de la page Facebook de l’établissement : préparation des posts, planning des
parutions …
. Gestion du site internet de l’établissement : suivi publications, mise en ligne des supports
Activités secondaires Communication
– Aide à la préparation et participation à la mise en œuvre et au déroulé d’événementiels, de
manifestations. Promotion de l’établissement, de ses compétences et des services proposés à la population
– Aide au déploiement des supports de communication dans les sites et structures communautaires
Moyens mis à disposition :
– Matériel informatique adapté (écran et portable)
– Logiciels de Bureautique, logiciel KOLOL, logiciel EDITOR, logiciels de PAO

Relations:
Internes
– Avec les élus et l’ensemble des services
Externes
– Avec les associations, les mairies, les prestataires de service Profils recherchés Savoirs :
– Connaissance Fonction Publique Territoriale
Savoirs Faire :
– Maîtrise de l’outil informatique, des techniques de secrétariat, des outils de diffusion (mailings,
fichiers …)
– Maîtrise des outils de communication, connaissance des logiciels de PAO, notions de graphisme
souhaitées
– Aptitude rédactionnelle et relationnelle
– Maîtrise des réseaux sociaux
Savoir être
– Rigueur et méthode
– Sens de l’organisation / capacités d’adaptation
– Sens de l’écoute / discrétion et devoir de réserve
– Dynamisme / Force de proposition
– Aptitude au travail en équipe / polyvalence / réactivité
– Créativité
Permis B obligatoire

Il y a 2 semaines
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